Passenger and Baggage Handling

Sebagai Ground Handling terpercaya, PT. Gapura Agkasa mengacu pada IATA Standard Ground Handling Agreement (SGHA) 2008, pada section 2 melayani Passenger Services lengkapnya sebagai berikut:
Section 1 : Representation, administration and supervision
Section 2 : Passenger Services
Section 3 : Ramp Services
Section 4 : Load Control Communications and Flight Operations
Section 5 : Cargo and Mail Services
Section 6 : Support Services
Section 7 : Security
Section 8 : Aircraft Maintenance

Prosedur Penanganan Kedatangan Bagasi
Secara umum prosedur penanganan bagasi memiliki standarisasi yang sama antara satu airline dengan airlines lainnya.
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penanganan kedatangan bagasi :
a. Penempatan bagasi kedalam container harus disusun baik sesuai prosedur yaitu yang berat   

    dibawah, yang lebih ringan diatas dan label bagasinya mudah dilihat.
b. Setelah sampai di stasiun tujuan bagasi diturunkan atau dibongkar (unloading) dari traktor/gerobak

    /kendaraan, membongkar atau mengosongkan tempat bagasi, memeriksa bagasi datang, lalu oleh   

    petugas bagasi dibawa kebagian pengambilan bagasi.
c. Memisahkan bagian VIP dan economy class.
d. Saat pengambilan bagasi, penumpang harus menyerahkan dan mencocokkan nomor dari label 

    bagasi tersebut.

Prosedur Pelayanan Check-in Counter

Check-in counter di bandara adalah tempat pendaftaran pelaporan bagi para penumpang yang akan berangkat naik pesawat di Bandar udara. Di bandara, terminal check-in counter berlokasi di wilayah restricted public area.
Berikut hal-hal yang perlu disiapkan oleh petugas check in counter :
1. Mempersiapkan dokumen, formulir, dan item lain yang terkait dengan penumpang dan bagasi 

    penumpang, seperti special request, special information, connecting flight, boarding pass 

    (perhatikan flight/date, name, gate seat, boarding pass number, destination ; warna boarding pass 

    menunjukkan kelas penerbangan seperti merah untuk F class, biru untuk C, hijau untuk Y, kuning 

    untuk INF, putih untuk A/L Staff atau discount ticket). Baggage Claim Tag (perhatikan : single 

    sector, multi sector, final destination rush tag yaitu untuk pengiriman bagasi yang ketinggalan atau 

    harus dikirim tanpa penumpang/pemiliknya) ; label-label/tags (perhatikan online baggage tag, 

    direct journeys between two points, interline baggage tag, more than one carrier, cabin baggage 

    tag, unchecked baggage, priority tag, checked baggage sticker, nama label, fragile and damage tag, 

    UM, perishable, live animal/AVI); excess baggage tiket.
2. Cara Mengecek Travel Document
    Beberapa dokumen perjalanan penumpang yang perlu di cek adalah :
    • Tiket penumpang : kota tujuan, flight number, class, carrier, validity, booking status.
    • Paspor : apakah foto di paspor sama dengan orangnya dan namanya sama dengan di tiket,validity 

      paspor, dan kondisi paspor, periksa validity minimumnya, sebab khusus menuju Negara-negara 

      tertentu hal ini dipersyaratkan (biasanya kurang dari 6 bulan dari expiry date-nya sudah ditolak).
    • Visa : Negara asal/tujuan/transit, apakah ada anggota keluarga yang ikut, perhatikan tujuan 

      penumpang berkunjung apakah untuk urusan wisata, bekerja, belajar, dan lain-lain.
3. Seat
    • Pergi sendiri ataukah dengan pasangan/istri/keluarga, UM, WCHC, mother with infant, stretcher, 

      dan lain-lain.
4. Formulir yang Diperlukan

    Petugas harus tahu cara mengisi formulir seperti :
    • PBWS (Passenger and baggage Weight Sheet)
    • PTM (Passenger Transfer Message)
    • SOM (Seat Occuped Message)
    • Special Information Message seperti VIP, UM, WCHC, VGML, MOML, dan lain-lain.
5. Purser Information
    • Untuk special Meal, UM, VIP, dan lain-lain.
6. Information tentang Flight Time
    Selain apa yang telah disebutkan diatas, ada beberapa hal lain yang perlu diketahui oleh petugas 

    sehingga tidak menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, antara lain sebagai berikut :
    • Apa yang boleh dan tidak boleh dibawa oleh penumpang.
    • Biasanya penumpang hanya boleh membawa satu potong tas/barang ke dalam kabin.
    • Peraturan tentang pets (hewan peliharaan).
    • Tahu cara menghitung flight time sehingga tahu bila ada penumpang yang menanyakan berapa 

      lama perjalanannya, jam berapa sampai di tempat tujuan (local time).
    • Tahu mengenai international date line, yaitu bila kita melewati garis tersebut, kita bisa ‘untung’   

      atau ‘rugi’ sehari.
7. Cara Memeriksa Tiket
    Beberapa item penting yang harus diperiksa terhadap tiket, yaitu sebagai berikut :
    • Nama. Nama pada tiket harus sama dengan nama pada paspor.
    • Masa berlaku tiket. Biasanya ditulis berlaku sebelum/sesudah tanggal ….
    • Penerbangan. Dengan penerbangan apa, nomor berapa, tanggal berapa.
    • Harga/kelas. Dilihat dasar harga serta kelasnya.
    • Pengesahan
    • Perubahan. Apakah tiket pernah diubah/diganti.
    • Penyobekan
    • Daftar Hitam
8. Alokasi Tempat Duduk Penumpang
    Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menentukan nomor/area tempat duduk 

    penumpang, dengan alas an keselamatan penerbangan dan atau permintaan penumpang itu sendiri, 

    ketentuan umum yang harus diperhatikan petugas adalah sebagai berikut :
   • Ibu yang membawa bayi, anak di bawah 12 tahun, penumpang yang memiliki handicap, tidak 

     diizinkan utuk duduk pada barisan yang berada pada pintu darurat/emergency exit.
   • UM (Unaccompanied Minor) dianjurkan duduk bersama apabila lebih dari 1 orang dan lokasi 

     tempat dduk harus berada dalam jangkauan penglihatan atau pengawasan cabin crew.
   • Penumpang yang berpergian secara bersama/group. Sebaiknya ditempatkan berdekatan.
   • Apabila ada penumpang yang berpergian sekeluarga sebaiknya ditempatkan berdekatan.
   • Tempat duduk untuk extra crew diatur penempatannya berdasarkan instruksi atau ketentuan yang 

      telah ditetapkan oleh sarana pengangkut.

Proses Keberangkatan Penumpang Internasional
Penumpang melaporkan keberangkatannya di check in counter, setelah mendapatkan boarding pass dan langsung membayar airport tax. Kemudian penumpang melewati petugas imigrasi dan melakukan pengecheckan sebelum memasuki boarding gate.
Yang dilakukan oleh petugas imigrasi terhadap penumpang adalah:
1. Menyamakan foto dengan passport
2. Validity of the passport
3. Checking pages of the passport
4. Mengecheck originalitas passport
Apabila petugas menemukan penumpang yang bermasalah, maka petugas berhak mengamankan penumpang tersebut dan dibawa ke ruang inspection dan interview, tetapi bila calon penumpang tidak bermasalah, maka penumpang dapat melakukan prosesnya ke pemeriksaan selanjutnya yaitu, pengecheckan kembali terhadap penumpang dan bawaannya melalui alat deteksi (metal detector) dan petugas melakukan pengecheckan kembali terhadap passport penumpang. Kemudian penumpang ke boarding gate dan diperiksa kembali oleh petugas tentang boarding pass dan passportnya. Barulah penumpang dapat memasuki pesawat apabila sudah dipersilahkan masuk.

Penyebab Miss Handling Baggage adalah :
1. Short-shipped Bagasi yang tidak terbawa dari station baggage pemberangkatan pertama
2. Short-landed Bagasi yang tiba bukan ditempat tujuan yang baggage dimaksud
3. Over-carried Bagasi yang tidak bukan ditempat tujuan / terbawa baggage ke station lain
4. Damage Bagage bagasi yang ditemukan rusak pada saat datang baggage yang diakibatkan karena 

    satu dalam lain hal.

5. Pilfered Bagasi yang dibongkar secara paksa dan isi baggage dinyatakan hilang oleh pemiliknya
6. Lost Bagage Bagasi yang dinyatakan hilang oleh karena sebab-sebab tertentu

Penanganan Bagasi Hilang adalah :
a. Memerikasa bagasi yang dinyatakan hilang.
b. Memeriksa ulang berat yang diterima maupun yang belum diterima oleh penumpang.
c. Membuat laporan property irregularity report (PIR).
d. Melaksanakan tracing selama 2-14 hari. Tracing yaitu pengacakan bagasi dengan menggunakan 

    telex agar bagasi penumpang tersebut dapat ditemukan kembalai secara cepat.
e. Memberitahukan penumpang yaitu member informasi kepada penumpang tentang :
    1. Keberadaan bagasinya
    2. Bagasinya suadah atau belum ditemukan
    3. Bagasi akan ditransfer
    4. Setiap memberikan informasi, perlu dicatat tanggal/jam dan inisial staff
    5. Bagasi yang hanya ada halamannya atau telepon segera dikirim surat pemberitahuan
    6. Untuk klaim bagasi yang diakibatkan oleh kerusakan bagasi-bagasi terbuka dan didalamnya ada 

        barang yang hilang maka penanganan bagsi tersebut adalah :
       a) Memeriksa label bagasi, bila perlu memakai limited release tag (kerusakan tanggung jawab 

           penumpang).
       b) Membuat laporan property irregularity report (PIR).
       c) Membuka laporan damage priferage report (DPR).
       d) Mengganti kerugian, kehilangan bagasi, apabila penumpang tersebut membawa bagasi yang 

           berisi keperluan penumpang tersebut.