Cargo and Mail Services

PT. Gapura Angkasa yang merupakan perusahaan Ground Handling terbesar di Indonesia menangani cargo dari hampir semua penerbangan di Indonesia. Beberapa prosedur penanganan cargo akan dibahas hari ini.

 Saat proses penerimaan cargo pastikan bahwa kegiatan yang dilakukan mengikuti segala ketentuan dan peraturan perusahaan  peraturan pemerintahan dan peraturan Airlines, apabila ada interline cargo pastikan proses acceptance mengikuti ketentuan IATA interline Cargo Requirement  sebagai berikut :

5.1.2.1      Pengechekan terhadap fisik maupun dokumen untuk meyakinka bahwa cargo tersebut telah memenuhi persyaratan Ready for- Airlines Circular Carriage seperti yang tercantum di dalam IATA TACT Rules 2.3.2. dengan mengikuti Acceptance Cargo Procedures, yaitu :

i.      General Rules (Government, lATA, Routing).

Cargo yang diterima harus telah memenuhi/sesuai dengan peraturan-peraturan dari Government (Negara asal, transit dan tujuan), lATA (DGR,LAR, TACT Rules), peraturan airlines.

ii.     Packing and Marking.

Packing : Kemasan dalam keadaan baik, yang dapat isi pesawat udara, dan petugas yang menangani cargo Dalam penerimaan cargo harus dipastikan kemasan :

1)            Tidak; Berlubang, sobek, penyok, basah, bocor

2)            Dicurigai kemungkinan isi hilang (packing hilang ) isi rusak

3)            Marking : tanda pada packing untuk memberikan informasi tentang pengirim, jumlah, ukuran/dimensi, berat dan alamat pengirim/penerima

       iii.        Labelling. (CGM 1.1.5)

Merupakan petunjuk handling atau informasi tentang isi/berat/tujuan dan lain sebagainya, yang terdiri dari :

1)            Cargo lable,

2)            House AWB label (export),

3)            Fragile/keep upside direction,

4)            Perishable,

5)            Live Animal,

6)            Dangerous Goods.

Pastikan bahwa label yang diperlukan telah melekat pada setiap kemasan dan dalam kondisi baik.

iv. Weight and Dimension.

Berat dan ukuran barang harus diteliti kembali untuk kepentingan keselamatan penerbangan, perhitungan tarif, floor load limitation dan loading equipment Cara pengukuran/penentuan dimensi, harus mengikuti aturan TACT Rule 3.9.4. sebagai berikut:

a)         Pengukuran dimensi menggunakan satuan centimeter.

b)         Hasil pengukuran yang berupa angka pecahan setengah centimeter atau lebih dibulatkan ke atas, dan untuk pecahan kurang dari setengah centimeter dibulatkan ke bawah.

c)         Penentuan Volume Weight menggunakan rumus

                                       = (Panjang x Lebar x Tinggi) / 6000 X 1 Cm

d)         Hasil perhitungan Volume Weight (Kg), yang berupa angka pecahan, harus dibulatkan ke angka setengah ke atas,

Contoh:

Perhitungan dimensi                = 162,2 x 155,6 x 141,5 Cm

dibulatkan menjadi                  = 162 x 156 x 142 Cm

Perhitungan Volume Weight   = 162 x 156 x 142/6000

                                                = 598,10 Kg

Dibulatkan                               = 598,5 Kg

Perhitungan rounding up/rounding down dapat juga mengikuti aturan Airlines.

v. Content (Restricted Shipment).

Content/Isi cargo dapat dikategorikan kedalam :

1) General Cargo (garment,electronic,textil).

2) Special Cargo (PER, AVI, VAL, Dangerous Goods, HUM, Smelling

Strong Goods, Human Organ, dll).

3) Barang pos dan Diplomatic Bag.

vi. Document:

1) PTI/SLI,

2) SMU/AWB,

3)  CN 38,

4)  ACTM,

5)  Material Safety Data Sheet,

6) Shipper's Declaration for Dangerous Goods,

7) Shipper's Certification for Life Animal,

8) Karantina, dll.

vii. Rating.

Memastikan kebenaran berat cargo yang akan dipakai sebagai   dasarperhitungan rate (chargeable rate) dan pelaporan data ke Load Control untuk pencatatan dalam perhitungan Weight & Balance.

viii. Unit Load Device System.

Memastikan penerimaan cargo BUC/BUP, tidak melanggar limitasi berat dan contour

Prosedur penanganan cargo di incoming:

1.                        Gerobak yang mengangkut cargo membawa cargo dr aircraft ke warehouse cargo incoming

2.                        Kemudian break down cargo dilakukan oleh para porter di dalam werehousing

3.                        Cargo yang di brek down oleh para porter harus dicatat (nomor SMU, berat, jumlah koli/jumlah partai) dalam Break down checklist oleh Acceptance

4.                        SMU yang datang di dipisah untuk diberikan pada para agen dan untuk diarsip.

Penanganan penerimaan Dangerous Goods :

1.    Pastikan bahwa shipper dan atau forwarder membawa dokumen  pelengkap sebagai  berikut : Master AWB, Shipper Declaration    for Dangerous Goods, Material Safety Data Sheet

2.    Periksa ketersediaan label- label Dangerous Goods (hazard dan handling label) apabila kurang segera hubungi dan meminta kepada airline.

3.    Siapkan Dangerous Goods Checklist ( disediakan oleh airlines ) dan periksa masa berlaku Manual Dangerous Goods Regulation yang akan dipakai.

4.    Shipper's Declaration for Dangerous Goods, dan dokumen lainnya yanG diperlukan  telah sesuai dengan ketentuan IATA DGR edisi terbaru.

5.    Marking untuk kemasan & dokumen terkait pengiriman DG dibuat dalam bahasa Inggris dari stasiun pemberangkatan mengacu kepada ketentuan dari airline(s).

6.    Periksa isi dokumen - dokumen pelengkap tsb diatas dan  pastikan isi dokumen sudah sesuai dengan kondisi fisik  cargo.

7.    Periksa penulisan Proper shipping name,UN number,ID number pada kemasan  barang, periksa kelengkapan label, baik handling label maupun hazard label,pastikan bahwa semua label terlihat dengan jelas dan dalam kondisi yang baik serta tata cara penempelan label  harus mengikuti aturan di IATA DGR  edisi terbaru.

8.    Isilah DGR acceptance checklist sesuai peruntukannya, acceptance checklist DG Non Radioactive dan acceptance Checklist DG 

9.    Apabila terjadi incident ataupun accident dalam penanganan DG, penanganan yang dilakukan harus mengacu pada  emergency response seperti yang tertuang dalam IATA DGR,  ICAO, aturan Airport Authority setempat, dan segera laporkan   ke airlines dan seluruh staff cargo.

10.  Pastikan kiriman DG yg memerlukan pemisahan ( segregation ) tidak boleh digabung dalam satu kemasan(package ) atau gabungan kemasan (overpack).  sesuai dengan IATA Dangerous goods Regulation terbaru

11.  Lakukan pemisahan DG pada saat penyimpanan digudang dan penempatan di compartemen pesawat.

Penanganan penerimaan live animals:

1.         Pastikan bahwa shipper membawa dokumen yang diperlukan untuk      pengiriman live animals, seperti shipper certification for live animal dan       dokumen penunjang lainnya seperti dokumen karantina, health
certificate dan lain- lain.

2.         Periksa dengan seksama packing, pastikan kondisi packingnya  sesuai denganketentuan dalam buku IATA LAR. Periksa kondisi binatang, apabila kondisinya kurang sehat atau meragukan segera hubungi shipper dan airlines

3.         Periksa label apakah sudah lengkap dan benar.

Penanganan Penerimaan Perishable:

1.         Periksa jumlah, kondisi kemasan, marking,label  dan penanganannya harus  mengikuti  ketentuan dan peraturan seperti yang tertuang di dalam buku IATA Perishable Cargo Regulations (PCR ) juga aturan dari masing masing airlines.

2.         Pastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen AWB/SMU dan  dokumen karantina dengan PER tersebut

3.         Pastikan kiriman tersebut conform reservation dan dipastikan berangkat dengan prioritas utama setelah bagasi

4.         Pastikan PER yang didinginkan dengan carbon dioksida/dry ice ditangani sesuai aturan yang ada di DGR.

5.         Membuatkan NOTOC untuk kiriman tersebut.

         Pengiriman Human Remain harus mengikuti ketentuan tambahan sbb

a.       Human Remain kecuali cremated harus dimasukkan ke dalam peti yang     tertutup rapat dan atau ada lapisan tertentu di dalam peti mati yang mencegah baunya keluar, misalnya lapisan kanvas atau tarpaulin.

b.       Peti mati harus dalam keadaan baik, kuat terhadap benturan dan   tidak  rusak.  

c.       Non cremated HUM sebaiknya tidak dimuat berdekatan dengan cargo  yang berisi makanan ( EAT ).

d.      Pilot in command harus diberi info melalui NOTOC.

e.       Penempatan HUM di dalam pesawat harus mengikuti kebijakan airlines.

  Apabila HUM sudah dikremasikan maka  cargo tersebut dapat diperlakukan seperti cargo biasa. Aturan mengenai segregasi HUM dengan AVI  tidak diatur secara rinci karena hal ini lebih merupakan kode etik dari budaya tertentu.

Dokumen kelengkapan

1. Pengertian dan fungsi Surat Muatan Udara

Adalah tanda bukti transaksi tentang pengiriman barang melalui jasa angkutan udara untuk daerah Domestik antara pihak pengirim dengan pihak airlines operator yang mana masing-masing pihak sudah mengetahui tentang persyaratn atau ketentuan terhadap barang kiriman termasuk tanggung jawab dan sanksi masing-masing pihak.

AWB/SMU : harus dibuat sesuai dengan Rule Section 6.2, akurat dan lengkap didalam pengisisan semua kolom yang ada didalam AWB/SMU tersebut.

Airwaybill atau SMU dalah dokumen non-negotiable yang minimum terdiri dari 8 (delapan) copy yaitu:

1      Original 3 (yang berwarna biru) yang diberikan kepada shipper dan berguna untuk :

1)      Bukti penerimaan barang

2)     Bukti tertulis dari perjanjian antara pengangkut dengan si pengirim, bagi sebuah kontrak pengangkutan.

b.      Original 1 (yang berwarna hijau) dan diperuntukan bagi pengangkut dan berguna untuk penyelesaian accounting, juga sebagai bukti dari Kontrak Pengangkutan.

c.       Original 2 (yang berwarna pink) yang diberikan kepada consignee (sipenerima barang). Original 2 ini akan menyertai barang kiriman sampai ditempat tujuan, selanjutnya akan diserahkan kepada Consignee

d.      Sedangkan copy-copy lainnya, adalah copy dari original tersebut, dan sesuai dengan indikasi yang terdapat dibaris bawah. Jadi setiap airwaybill akan berisi paling tidak :

1)      Original 3 untuk sipengirim

2)       Original 1 dipruntukkan bagi carrier

3)      Copy no.8 diperuntukkan bagi agent

4)      Dokumentasi dari ongkos yang terjadi

5)      Dokumentasi dari perubahan atas permintaan shipper (shipper`s right disposition).

Airwaybill atau SMU adalah cargo dokumen yang diterbitkan oleh carrier (pengangkut) atau agent yang dikuasakannya. Airwaybill atau SMU mempunyai fungsi bermacam-macam yang penting yaitu:

a.       Bukti tertulis dari kesimpulan Contract pengangkut

b.      Bukti dari penerimaan barang kiriman

c.       Sebagai bukti penagihan ongkos kirim (jika CCX shippment)

d.      Sertifikat asuransi dari barang kiriman

e.   Sebagai acuan bagi pengangkut dalam melaksanakan pengiriman dan penyerahan barang kiriman ditempat tujuan.

f.       Airwaybill diparaf oleh sipengirim, atau atas namanya dan

g.   Jika sudah ditanda tangani oleh Pengangkut (carrier) atau oleh cargo agent atas nama si pengangkut yang telah disetujui oleh pengangkut

h.      Airwaybill yang sudah dirubah ataupun dihapus tulisannya, tidak bisa diterima oleh carrier (pengangkut)

i.    Validitas dari airwaybill tersebut akan berakhir ketika barang kiriman diserahkan kepada consignee ditempat tujuan.

Sesuai dengan Convensi Warsawa dan Hague Protocol, dan sesuai dengan syarat yang tertera dipersyaratan pengangkutan, maka si pengirim (shipper)lah yang akan menyiapkan penerbitan airwaybill atau SMU. Si pengirim bertanggung jawab atas kebenaran tentang hal yang berhubungan dengan kiriman barang yang ia tuliskan di airwaybill atau SMU, atau yang telah dituliskan atas nama si pengirim.

Si pengirim akan bertanggung jawab akan hal yang merugikan, atau merusakkan, yang diakibatkan karena kesalahan, ataupun ketidak benaran, ataupun kekurangan, untuk hal yang tertulis di airwaybill atau SMU. Meskipun penulisan tersebut tidak dilakukan oleh si pengirim sendiri, oleh agen yang dikuasakannya, atau orang lain yang dikuasakannya. Dengan ditanda tanganinya airwaybill atau SMU tersebut, sekaligus si pengirim setuju terhadap segala syarat pengiriman, yang tercantum dibelakang airwaybill atau SMU sebagai kontrak pengangkutan.

Perkataan Not Negotiable yang tercantum di airwaybill atau SMU berarti bahwa airwaybill atau SMU tersebut adalah bersifat langsung, dan bersifat non negotiable yang berbeda dengan Bill of Lading dari pengangkutan laut. Siapapun tidak boleh menerbitkan airwaybill atau SMU negotiable, sehingga siapapun tidak boleh menghilangkan perkataan “Not Negotiable” dari airwaybill tersebut.

2. Bukti Timbang Barang (BTB)

Formulir/Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pengangkut/Warehouse Operator, Sebagai bukti hasil dari penimbangan serta pengukuran dimensi barang/kargo yang akan dikirim

 Fungsi BTB :

a.       Keselamatan Penerbangan

b.      Perhitungan Tarif

c.       Batas Muat Dasaran ( Contact Area )

d.      Penentuan Loading/Unloading Equipment.

3. Pemberitahuan Tentang Isi (PTI)

PTI adalah Formulir yang dipergunakan oleh Shipper/pengirim barang untuk enginstruksikan kepada pengangkut (Airlines) agar menerbitkan SMU/AWB, setelah dilakukan proses timbang barang serta dibuatkan BTB.

PTI berfungsi Menyediakan semua perincian data-data yang diperlukan untuk membuat atau enerbitkan Surat Muatan Udara (SMU).

a.       Cara melengkapi PTI ada 11 kolom yang harus diisi oleh pengirim barang/cargo, kolom-kolom tersebut adalah :

Ø  Kolom NAMA PENGIRIM : diisi dengan nama lengkap pengirim.

Ø   Kolom ALAMAT : diisi alamat lengkap pengirim barang dengan mencantumkan nama kota dan nomor telepon serta nomor faksimili jika ada.

Ø  Kolom NAMA PENERIMA : diisi dengan nama lengkap penerima barang/cargo.

Ø  Kolom ALAMAT : diisi alamat lengkap penerima barang dengan mencantumkan nama kota, nomor telepon serta nomor faksimili jika ada.

Ø  Kolom NOMOR SMU : diisi dengan nomor SMU sesuai dengan reservasi/pembukuan yang sudah dibuat.

Ø  Kolom JUMLAH :diisi dengan jumlah total koli dari kiriman.

Ø  Kolom SATUAN : diisi dengan ara apa kiriman tersebut dikemas/dipacking.

Ø   Kolom PENJELASAN ISI BARANG : harus diisi dengan perincian dari kiriman tersebut, contoh : 75 Pot bunga segar 4 Ekor ayam jago

Ø  Kolom BERAT : ditulis dengan berat kotor dari kiriman sebagai hasil proses penimbangan dalam satuan Kilogram ( Kg ).

Ø  Kolom JUMLAH BERAT : diisi dengan jumlah total berat dari kiriman.

Ø  Kolom TANGGAL DAN TANDA TANGAN : diisi dengan tanggal pada saat pengirim menandatangani PTI.

 4. Delivery Bill (DB)

Tanda bukti pembayaran sewa gudang, baik inbound maupun outbound kargo.